La recepción de mercancías en el almacén

15.06.2020

¿Qué es un almacén?


Podríamos definir almacén como estancia o parte de esta con el propósito de alojar o guardar gran cantidad de artículos, productos o mercancías con el objetivo de conservarlos y mantenerlos en condiciones ideales para su venta, uso o distribución.

Los movimientos que se dan en nuestro almacén son de vital importancia para una gestión correcta de nuestro stock, lo que afecta principalmente al servicio final que ofreceremos a nuestros clientes, mejorando los tiempos de entrega, minorando errores y reduciendo tiempos de trabajo en los flujos generados para cada operación, etc. 

Dada su importancia, hoy, el almacén es una pieza principal y crítica de la logística, por lo que las operaciones que se producen o confluyen en ellos han de ser eficientes, eficaces y estar conectadas con todos los procedimientos concurrentes de la empresa.

Una de las fases importantes dentro de la actividad de nuestro almacén es la recepción de mercancías. A continuación, presentamos sus elementos necesarios:


Fases de una correcta recepción de mercancías en el almacén

Estas son las 3 fases que se tienen que dar para una correcta recepción de mercancías en un almacén:

Chequeo visual externo


Una vez realizado, el transportista procederá a la recepción y descarga de la mercancía; y lo hará por vía mecánica en caso de recibir carga paletizada y de forma manual si sus pesos son más livianos.

En ambos casos deberíamos asegurarnos de la coincidencia del destinatario, número de bultos y el estado correcto de los productos recibidos.

Para cotejar que la mercancía nos llega en perfectas condiciones, procederemos a realizar un chequeo visual externo que nos indique que no ha sufrido daños producidos en el transporte: cajas abiertas, embalajes defectuosos o con golpes visibles, etc. En cualquiera de estos casos deberíamos dejar constancia de los mismos en la documentación que entregamos cumplimentada al transportista, si es posible sería conveniente realizar pruebas gráficas de los daños incluso antes de su descarga cuando son muy evidentes, para indicarlo con la mayor claridad y rapidez posibles al emisor del envío.

Si la entrada del material que acabamos de recibir no se pudiera realizar de forma inmediata en nuestro sistema, deberíamos indicarlo claramente en la firma/sellado de la documentación cumplimentada que se devuelve al transportista, incluyendo en la misma “A falta de revisión” o similar.

De ser así situaremos la mercancía sin desembalar en una zona exclusivamente destinada para ello “SIN REVISIÓN”, evitando que ningún elemento salga o entre de esta zona sin realizar su correspondiente registro de entrada en almacén. La buena gestión de estas operaciones nos ayudará a mantener un stock fiable que facilite el resto de operaciones.

Documentación


Todas las operaciones que se realizan en el almacén, como entradas, salidas, movimientos internos, transformación de productos, etc, deben ir acompañadas de sus correspondientes registros y controles que únicamente podremos llevar a cabo si conocemos y trabajamos con la documentación adecuada. En la recepción de mercancías intervienen como mínimo los siguientes documentos:

  • Pedido de compra y/o registro de pedido: Nos servirá para tener constancia de los productos y cantidades que se han pedido desde nuestra empresa.

  • Albarán de entrega: Documento que nos informa sobre la mercancía que se entrega. Su finalidad es devolverlo firmado al emisor como justificante de la entrega realizada. Puede, pero no tiene por qué coincidir con el PEDIDO DE COMPRA, ya que podría tratarse de una entrega parcial, un error de proveedor, logístico, etc. Este documento será cotejado siempre con el albarán para detectar cualquier anomalía y, como hemos comentado anteriormente, justificar la entrega con la firma del receptor.

  • Packing list: Documento que nos facilitará el control y revisión de material ya que especifica el número de bultos, códigos, identificación, lotes y contenido. 

  • Carta de porte: Este documento debe estar siempre en posesión del transportista, indica la cantidad y tipicidad de la carga, origen, destino, peso, etc.

  • Documento de entrada: Documento interno de la empresa donde se indicarán tanto los movimientos conformados como los no conformes, sobrantes, falta de material, daños, material diferente, devoluciones, etc. Y que nos facilitará el control interno a la hora de incluir las referencias recibidas en nuestro sistema de gestión de almacén y en el seguimiento de las anomalías. Este documento nos permitirá el conteo de la mercancía recibida, punteado, cantidades, descripción, códigos, caducidades y cualquier otro dato necesario. Filtraremos los posibles errores en la reproducción que se puedan producir al dar la entrada al material una vez contado y que aportaría datos erróneos a nuestro stock.

Etiquetado de mercancías


La trazabilidad de una mercancía es un conjunto de procedimientos que registran e identifican cada producto de origen a destino; además nos puede indicar su situación y recorrido, prácticamente, en “tiempo real”.

En el momento que un producto se recibe en nuestro almacén, este debería ser codificado con una etiqueta identificativa interna que nos ofrezca información minuciosa del mismo: hoy el método más extendido para ello por si funcionalidad es el código de barras.

Según la información que nos ofrecen se distinguen varios tipos de etiquetas como pueden ser las etiquetas de contenido, etiquetas de manipulación o estado (por ej. temperatura o humedad) y etiquetas de procedencia y destino.

Cuando nuestro objetivo es alcanzar la mejor trazabilidad posible de nuestros productos, se hace imprescindible la contribución de todo el equipo humano implicado en la cadena de suministro. Tanto el flujo físico de mercancías como el flujo de información-documentación deben ir de la mano para asegurar que toda nuestra actividad en el almacén funciona perfectamente.

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